Privacyverklaring

Algemeen

Stichting Samen Ontspannen gaat zorgvuldig om met privacy en persoonsgegevens en volgt hierbij Nederlandse en Europese wet- en regelgeving. SSO heeft een afweging gemaakt tussen de eigen belangen en die van de reizigers en heeft daarmee deze verklaring ingericht.
 

Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens worden verstaan:

• gewone persoonsgegevens zoals naam, telefoonnummer en geboortedatum
• bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens

Doel van bewaren persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door SSO verwerkt en opgeslagen om de reizen voor mensen met een beperking te kunnen organiseren. Dit gaat bijvoorbeeld over het organiseren van de hotelboeking, het huren van de touring car en het regelen van skipassen. Vaak is SSO verplicht de gewone persoonsgegevens op te geven, bijvoorbeeld voor het laten maken van een skipas.
Bijzondere persoonsgegevens zijn nodig voor bijvoorbeeld het bepalen in welke reis de deelnemers ingedeeld wordt, de kamerindeling, om de juiste begeleider te koppelen, om informatie te kunnen delen met een ingeschakelde arts of verpleegkundige en voor de begeleiding bij dagelijkse verzorging en medicatie.
Zonder de juiste gegevens kan SSO de belangen van de deelnemer niet goed behartigen, zeker in het geval van deelnemers met een verstandelijke of communicatieve beperking.
 

Behoorlijk gebruik

De persoonsgegevens worden altijd alleen met toestemming van de betrokkene verstrekt. Het verstrekken van de persoonsgegevens gebeurt nooit in het nadeel van die betrokkene. SSO volgt altijd de wettelijke verplichting tot het verstrekken van persoonsgegevens.
 

Verwerking persoonsgegevens

De persoonsgegevens die aan SSO verstrekt zijn, worden alleen verwerkt door personen die vanuit hun functie voor SSO toegang moeten hebben tot de gegevens. SSO maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Bewaren persoonsgegevens

• De gewone persoonsgegevens worden bewaard tot 1 jaar na deelname aan een reis, zodat deze nog gebruikt kunnen worden om de nieuwe reizen aan te kunnen bieden of deelnemers op tijd te kunnen attenderen op het opstellen van de nieuwe aanmeldingsperiode.
• De bijzondere persoonsgegevens zoals de aanwijzingen voor de dagelijkse verzorging en begeleiding worden ook bewaard tot 1 jaar na deelname aan een reis. Dit is om de inschrijvingsprocedure voor de deelnemers zo makkelijk mogelijk te maken.
• De bijzondere persoonsgegevens zoals medicatie, voorgeschreven tijden en doseringen worden bewaard tot het einde van de reis.

De persoonsgegevens worden op de volgende manieren opgeslagen:

• Online aanmeldformulier – beveiligd opgeslagen bij de host van de website tot het moment dat het formulier administratief verwerkt is.
• Aanmeldformulier – afgesloten voor onbevoegden bewaard tot het formulier administratief verwerkt is
• Verwerkte formulieren – opgeslagen op een offline extern opslagmiddel waarvan op gezette tijden een back-up gemaakt wordt
• Back-up gegevens – alleen bereikbaar voor een of meer daarvoor aangewezen bestuursleden van SSO

Verwijderen persoonsgegevens

Zodra termijn van toestemming verstreken is, worden de persoonsgegevens verwijderd of gewist. Op verzoek van de eigenaar van de gegevens kan dit op elk gewenst moment. Persoonsgegevens kunnen wel pas worden verwijderd als aan alle verplichtingen is voldaan, zoals bijvoorbeeld het voldoen van facturen of het overdragen van medische gegevens van een behandelaar aan de deelnemer of diens vertegenwoordiger.

• Medische en verzorgings- en begeleidingsgegevens die zijn uitgeprint en aan de begeleiders overhandigd aan het begin van de reis, worden aan het eind van de reis aan de betrokken deelnemer of diens vertegenwoordiger gegeven.
• Digitaal opgeslagen medische gegevens worden direct na de reis verwijderd of gewist.
• Gewone persoonsgegevens worden gewist of vernietigd na 1 jaar na het einde van de reis waaraan die persoon heeft deelgenomen.

Delen persoonsgegevens met derden

• Persoonsgegevens worden in geen geval gedeeld met een organisatie buiten de EU.
• Persoonsgegevens worden gedeeld met buitenlandse organisaties binnen de EU als hiervoor een wettelijke verplichting geldt, zoals bijvoorbeeld bij een grenscontrole, bij het geven van medische (spoed)hulp of het aanmaken van skipassen.
• Voor de indeling en voorzieningen in het hotel worden alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens gedeeld met de directie van het hotel, zoals de naam, eventueel dieet en beperking waarvoor een aanpassing nodig is.
• Voor de verhuur van wintersportmateriaal worden geen persoonsgegevens gedeeld, de verhuur wordt op naam van SSO gedaan.

Beveiliging persoonsgegevens

• De persoonsgegevens die door SSO zijn ontvangen, zijn alleen toegankelijk voor het bestuur van SSO en de door het bestuur aangewezen personen.
• Persoonsgegevens worden binnen SSO alleen onderling uitgewisseld als dit nodig is om de reizen mogelijk te maken.
• De (aangewezen) persoon die de aanmeldingen administratief verwerkt, is namens SSO verantwoordelijk voor de beveiligde opslag ervan.
• Begeleiders tekenen een geheimhoudingsverklaring voor het ontvangen van de persoonsgegevens van hun deelnemers.

Rechten reizigers

• De eigenaar van de persoonsgegevens heeft de volgende rechten:
• Recht om de eigen persoonsgegevens in te zien of te wijzigen
• Recht om de toestemming voor gebruik in te trekken
• Recht op vergetelheid – het recht om de gegevens te laten verwijderen
• Recht op dataportabiliteit – het recht om gegevens over te dragen aan een ander
• Recht om een klacht in te dienen bij de pivacytoezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijkheid SSO

• SSO houdt een verwerkingsregister bij voor het bewaren van de persoonsgegevens.
• SSO zorgt voor veilige opslag van de persoonsgegevens
• Een datalek wordt door SSO geregistreerd en tijdig gemeld wanneer dat nodig is volgens geldende wet- en regelgeving.
• Het bestuur van SSO heeft geen functionaris gegevensbescherming.